Valmistelutoimikunta KS/al 04.09.2007

KAUPUNGINTALOHANKE JA TILARATKAISUT

§ 23 1. Kaupungintalon tarve

Salon kaupungin hallintoa varten ei ole missään vaiheessa rakennettu erikseen tarkoituksenmukaisia työtiloja. Tilatarpeiden kasvaessa eri hallintoyksiköitä on sijoitettu kaupungin hallussa oleviin vanhoihin rakennuksiin tai hankittu vuokratiloja yksityisiltä markkinoilta. Hajallaan olevat tilat ovat heikentäneet asiakaspalvelua kaupunkilaisten joutuessa hakemaan palveluja eri puolilta kaupunkia, tuoneet tarpeetonta tehottomuutta eri hallintoyksiköiden väliseen yhteistyöhön ja aiheuttaneet huomattavia vuokra- ja ylläpitokuluja.

Tehokkaiden ja tarkoituksenmukaisten tilojen rakentaminen on entistä perustellumpaa, kun samanaikaisesti tullaan muodostamaan uuden Salon kaupungin hallintorakenne. Kaupungilla on erinomainen tilaisuus luoda alusta alkaen mahdollisimman kustannustehokkaat, asiakkaita hyvin palvelevat ja uusia hallinto- ja työtapoja tukevat tilat henkilöstölleen. .

Hyvällä suunnittelulla ja ennakkoluulottomalla suhtautumisella tilojen käyttöön voidaan saada aikaan merkittäviä taloudellisia säästöjä, jos tilojen käyttöaste voidaan nostaa nykyaikaisen toimitilarakentamisen tasolle ja samalla voidaan parantaa huomattavasti henkilökunnan työn tuottavuutta ja työssä onnistumisen edellytyksiä. .

Salon kaupunginvaltuusto päätti joulukuussa 2005 kaupungin talousarviokäsittelyn yhteydessä, että uusi kaupungintalo rakennetaan vuosina 2008-09. Suunnittelu käynnistettiin kesällä 2006 vuodelta 2002 peräisin olevan hankesuunnitelman tarkistuksena. Työn tekijäksi valittiin Respace Oy Helsingistä. Työ on edennyt tehdyn suunnitteluohjelman mukaisesti kuitenkin niin, että lopullisen hankesuunnitelman laadinta on siirretty tehtäväksi sen jälkeen, kun kuntauudistukseen liittyvät lähtötiedot ovat olemassa ja kuntaliitosvalmistelun järjestelytoimikunta on ottanut hankkeen ohjaukseensa.

Päätös:

Merkittiin suunnittelutilanne tiedoksi ja muutosjohtajatiimin valmisteltavaksi jätettiin asiaa valmistelevan työryhmän perustaminen.

Valmistelutoimikunta N:o 5 - 25.9.2007
45 §
Kaupungintalohanke ja tilaratkaisut

Asia esiteltiin valmistelutoimikunnalle sen kokouksessa 4.9.2007. Valmistelutoimikunta antoi muutosjohtajatiimin tehtäväksi valmistella esitys jatkotoimista sekä selvittää vapautuvien kunnantalojen käyttömahdollisuudet.
Ehdotus:
Valmistelutoimikunta asettaa kaupungintalon rakentamishankkeen ohjausryhmän, johon valmistelutoimikunta nimeää keskuudestaan kolme luottamushenkilöä ja kolme


muutosjohtajatiimin jäsentä (Matti Rasila, Pentti Vanhatalo, Kai Saarimaa) ja nimeää sihteeriksi kaupunginarkkitehti Jarmo Heimon.
Päätös:
Asia päätettiin jättää pöydälle.


Valmistelutoimikunta N:o 6 - 2.10.2007
59 §
Kaupungintalohanke ja tilaratkaisut

Pöydältä VT 25.9.2007.
Asia esiteltiin valmistelutoimikunnalle sen kokouksessa 4.9.2007.
Valmistelutoimikunta antoi muutosjohtajatiimin tehtäväksi valmistella esitys
jatkotoimista sekä selvittää vapautuvien kunnantalojen käyttömahdollisuudet.
Ehdotus:
Valmistelutoimikunta asettaa kaupungintalon rakentamishankkeen ohjausryhmän,
johon valmistelutoimikunta nimeää keskuudestaan kolme luottamushenkilöä ja kolme
muutosjohtajatiimin jäsentä (Matti Rasila, Pentti Vanhatalo, Kai Saarimaa) ja nimeää
sihteeriksi kaupunginarkkitehti Jarmo Heimon.
Päätös:
Valmistelutoimikunta päätti asettaa kaupungintalon rakentamishankkeen
ohjausryhmän, johon valmistelutoimikunta nimeää keskuudestaan kolme
luottamushenkilöä (Pekka Rinne, Ulla Huittinen, Jorma Elovaara) ja kolme
muutosjohtajatiimin jäsentä (Matti Rasila, Pentti Vanhatalo, Kai Saarimaa) ja nimeää
sihteeriksi kaupunginarkkitehti Jarmo Heimon.

Järjestelytoimikunta N:o 1 - 15.1.2008
9 §
<2007-00873> Uuden kaupungintalon suunnittelun johtoryhmän nimeäminen

Uuden kaupungintalon suunnittelun ohjausryhmä on kokouksessaan 12.12.2007 päättänyt esittää, että valmistelutoimikunta valitsisi ohjausryhmän alaisuuteen johtoryhmän, jonka tehtävänä on suunnittelutyön käytännön ohjaus ja periaatteellisten kannanottojen valmistelu ohjausryhmälle. Johtoryhmän tulisi koostua uuden kaupungin toimialajohtajista sekä hallinnon ja tukipalveluiden vetovastuullisista johtajista.
Johtoryhmän puheenjohtajana toimii Salon kaupunginjohtaja ja sihteerinä kaupunginarkkitehti. Ohjausryhmä tulee edelleen toimimaan
hankkeen poliittisena ohjauselimenä ja suuntaamaan periaatteellisten kannanottojen kautta suunnittelutyötä.
Ehdotus:
Muutosjohtajatiimi esittää järjestelytoimikunnalle, että kaupungintalon suunnittelun ohjausryhmän alaisuuteen perustetaan johtoryhmä, joka koostuu uuden Salon toimialajohtajista sekä hallinnon ja tukipalveluiden vastuuhenkilöistä. Johtoryhmän puheenjohtajana toimii Salon kaupunginjohtaja ja sihteerinä kaupunginarkkitehti.
Päätös:
Päätettiin ehdotuksen mukaan.,

Järjestelytoimikunta N:o 5 - 4.3.2008
49 §
<2006-00386> Kaupungintalon hankesuunnitelma

Kaupungintalon hankesuunnitelma valmistuu 29.2. Suunnitelma käsitellään muutosjohtajatiimin kokouksessa 3.3 ja viedään järjestelytoimikunnan kokoukseen esiteltäväksi 4.3. ja päätettäväksi 11.3. Kaupungintalon hankesuunnitelma lähetetään muutosjohtajatiimille heti suunnitelman valmistuttua.
Ehdotus:
Muutosjohtajatiimi päättää hyväksyä kaupungintalon hankesuunnitelman.
Päätös:
Jarmo Heimo esitteli kokouksessa asiaa. Järjestelytoimikunta N:o 5 - 4.3.2008 6 Muutosjohtajatiimi päätti hyväksyä kaupungintalon hankesuunnitelman ja esittää sen järjestelytoimikunnalle hyväksyttäväksi.
Muutosjohtajatiimin puheenjohtaja:
Kaupungintalon hankesuunnitelma esitellään kokouksessa ja järjestelytoimikunta päättää asiasta 11.3.
Päätös:
Juha Punta ehdotti hankesuunnitelman hyväksymistä sellaisenaan heti. Anne Passi kannatti ehdotusta.
Järjestelytoimikunta päätti yksimielisesti hyväksyä kaupungintalon hankesuunnitelman.

Järjestelytoimikunta N:o 6 - 18.3.2008
66 §
<2007-00873> Kaupungintalon suunnittelijavalintaryhmä

Kaupungintalon suunnittelijoiden haastatteluja varten on syytä nimetä edustava ryhmä, johon tulisi kuulua ohjausryhmän ja johtoryhmän puheenjohtajat, konsultti Olli Hakanen, kaupunginarkkitehti Jarmo Heimo sekä 1-3 järjestelytoimikunnan nimeämää edustajaa. Työryhmän tehtävänä on valita haastattelumenettelyssä ilmoittautumisen jälkeen jatkoneuvotteluihin tulevat konsultit sekä tehdä esitys järjestelytoimikunnalle valittavista suunnittelijoista.
Ehdotus:
Muutosjohtajatiimi esittää järjestelytoimikunnalle, että se perustaa kaupungintalon suunnittelijavalintaryhmän, johon nimetään ohjausryhmän ja johtoryhmän puheenjohtajat, konsultti Olli Hakanen, kaupunginarkkitehti Jarmo Heimo sekä 1-3 järjestelytoimikunnan nimeämää edustajaa.
Työryhmän tehtävänä on valita haastattelumenettelyssä ilmoittautumisen jälkeen jatkoneuvotteluihin tulevat konsultit sekä tehdä esitys järjestelytoimikunnalle valittavista suunnittelijoista.
Päätös:
Muutosjohtajatiimi päätti hyväksyä ja esittää asian järjestelytoimikunnalle muutoin ehdotuksen mukaan, mutta muutosjohtajatiimi päätti nimetä Mika Mannerveden Olli Hakasen tilalle kaupungintalon suunnittelijavalintaryhmään.
Muutosjohtajatiimin puheenjohtaja:
Järjestelytoimikunta päättää, että se perustaa kaupungintalon suunnittelijavalintaryhmän, johon nimetään ohjausryhmän puheenjohtaja ja johtoryhmän puheenjohtaja, teknisen toimen johtaja Mika Mannervesi, kaupunginarkkitehti Jarmo Heimo sekä 1-3 järjestelytoimikunnan keskuudestaan nimeämää edustajaa.
Päätös:
Järjestelytoimikunta päättää, että se perustaa kaupungintalon suunnittelijavalintaryhmän, johon nimetään ohjausryhmän puheenjohtaja Pekka Rinne ja johtoryhmän puheenjohtaja Matti Rasila, teknisen toimen johtaja Mika Mannervesi, kaupunginarkkitehti Jarmo Heimo sekä järjestelytoimikunnan edustajiksi Jorma Elovaara ja Ulla Huittinen.

2.9.2008
221 §
Salo2009 kaupungintalon konseptiarkkitehdin tehtävien hoito

Jarmo Heimo:
Salo2009 kaupungintalon hankesuunnittelusta on vastannut arkkitehti Olli Hakanen Respace Oy.stä. Respace Oy on jättänyt jatkotarjouksen suunnittelun aikaisesta konsultoinnista ja henkilöstön perehdyttämisestä hankesuunnitelmaan ja sen edellyttämään uuteen työkulttuuriin. Kaupungintalon suunnittelun ohjausryhmä ja toimialajohtajista koostuva johtoryhmä ovat käsitelleet asiaa kesän aikana ja päätyneet esittämään, että Olli Hakanen palkataan tuntiveloitusperusteisesti johtoryhmän ja suunnittelijaryhmän tueksi. Varsinainen henkilöstön perehdyttäminen toteutetaan toimialajohtajien toimesta kunkin toimialan sisällä. Toimialajohtajat käyttävät tarpeen mukaan arkkitehti Olli Hakasta apuna tässä työssä. Respace Oy:n tuntiveloitus on 135 e (alv 0%), mikä on sama kuin hankesuunnittelussa käytetty lisäveloitusperuste.
Muutosjohtajatiimin päätös:
Muutosjohtajatiimi esittää Salo2009 järjestelytoimikunnalle, että uuden kaupungintalon konseptiarkkitehtina toimii arkkitehti Olli Hakanen tuntiveloitusperusteisesti (135 e/t alv 0%) toimialajohtajien ja varsinaisten suunnittelijoiden tukena tarpeen mukaan.
Muutosjohtajatiimin puheenjohtaja:
Järjestelytoimikunta päättää, että uuden kaupungintalon konseptiarkkitehtina toimii arkkitehti Olli Hakanen tuntiveloitusperusteisesti (135 e/t alv 0%) toimialajohtajien ja varsinaisten suunnittelijoiden tukena tarpeen mukaan.
Päätös:
Ehdotus hyväksyttiin.